AIに作業を任せると、作業そのものより先に、報告でつまずくことがあります。
私の場合、完了報告が2回続けて途中で切れました。作業は正しく終わっていました。ただ、それを確かめるための報告が読めない状態になっていたのです。
原因は、報告の中に入っていた表でした。
報告の途中から文章が消えていた
最初に気づいたのは、報告の中に見出しごと欠けている項目があったときです。
私は依頼のたびに、確認すべき項目を番号を振って指定しています。作業が終わったら、その項目ごとに結果を報告させる形です。ところがある回の報告で、指定した項目のうち1つが、見出しから丸ごと消えていました。
次の回では、もっとはっきりした形で起きました。文章が途中で切れて、次の文が途中から始まっている箇所が3つあり、確認項目も2つ消えていました。
作業そのものは正しく終わっていた
紛らわしいのは、作業に問題が無かったことです。
指示したことは全部やってあり、結果も正しい。それを確かめるための報告だけが壊れていました。成果物ではなく、報告の形式でつまずいたわけです。
これが厄介なのは、報告が読めなければ、作業が正しいかどうかを判断できないからです。作業自体は成功しているのに、成功したことを確認できない状態になります。
切れた場所に規則があった
2回とも同じ場所で切れていたわけではありません。ただ、切れた箇所には共通点がありました。
いずれも、幅の広い表の前後だったのです。
その報告には、罫線の記号で枠を描いた表が入っていました。横に長く、画面の幅に収まりません。表示するときに折り返されて、前後の文章を巻き込んでいた疑いがあります。
決まりを作った報告自身が、その決まりを破っていた
もう1つ、同じ回に起きたことがあります。
このとき私は、罫線の記号を使わないという決まりを作らせていました。WordやPDFに変換すると崩れるためです。そして作業したAIは、その決まりを書類に書き込みました。
ところが、その決まりを書き込んだ報告自体が、罫線の表を3つ使っていました。
点検はしていました。ただ、点検の対象が書類だけで、自分が出した報告は含まれていなかったのです。書類の中は0件で正しかったのですが、報告のほうは見ていませんでした。
報告を画面に出すのをやめた
対策として、報告の受け渡し方そのものを変えました。
それまでは、AIが完了報告を画面に長々と表示し、私がそれをコピーして使っていました。これをやめて、報告をファイルに書き出させる形にしました。画面に出すのは、ファイルの場所とひとことの結果だけです。
こうすると、画面の幅も折り返しも関係なくなります。ファイルの中身は、どれだけ長くても欠けません。
あわせて決めたのが次の3つです。
- 報告の1行は全角40字以内を目安とし、横に長い表を作らない
- 罫線の記号の点検は、書類だけでなく報告ファイル自身も対象にする
- 報告を出す前に、確認項目の件数がそろっているかを自分で数える
3つ目は、欠落そのものを見つけるための手順です。指定した項目が11件なら、報告に11件そろっているかを数える。これがあれば、途中で消えても報告を出す前に気づけます。
あとから、貼り付けまで自動にした
しばらく運用してから、もう1つ足しました。書き出した報告の中身を、そのままコピーの領域に入れる処理です。
これで、私がファイルを開いて選択してコピーする手間が無くなりました。作業が終わったら貼り付けるだけです。
このときにも小さな失敗がありました。日本語を含む命令を、文字の扱いが異なる経路に通してしまい、2回失敗しています。使えなかったやり方を2つとも記録に残し、動く形に定めました。
全文が渡ったことを、どう確かめるか
報告をファイル経由にすると、今度は「全文が渡ったか」を確かめる必要が出てきます。
いまは次の方法をとっています。ファイルの行数と、コピーされた中身の行数を比べる。さらに1行ずつ突き合わせて、食い違いが0行であることを確かめさせています。
先頭行と最終行だけを比べる方法もありますが、それでは途中が欠けていても分かりません。途中で切れるという失敗をした後なので、途中を確かめる方法にしています。
AIの点検結果そのものを疑うことになった別の話は、AIに点検させたら異常なしと出た 点検自体が動いていなかった話 に書いています。
報告の形式は、後回しにされやすい
この一連の出来事で分かったのは、報告の形式が軽く扱われやすいということです。
AIに何かを任せるとき、関心はどうしても成果物のほうへ向きます。正しく動いたか、指示どおりにできたか。報告はその確認手段なので、成果物より一段低く見られます。
ただ、報告が読めなければ、成果物が正しいかどうかを判断できません。確認手段が壊れていると、成果物が正しいという判断そのものが成り立たなくなります。
私は2回続けて欠落を経験するまで、報告の形式を決めていませんでした。いまは、報告の出し方も指示の一部として書いています。
指示が正しく渡ったかを確かめる話は、AIに2部構成で指示したら前半しか実行されなかった話 にあります。
